1

Online gizlilik sözleşmesi, çoğu pazarlama yöneticisinin dudak büktüğü ve daha da kötüsü görmezlikten geldiği konular arasındadır. Oysa birçok açıdan oldukça can alıcı bir öneme sahip olduğu yadsınamaz. Aynen bir ev satın alırken olduğu gibi... Yüzlerce belge üst üste yığılır ve alım satım işleminin en heyecan verici bölümüne geçilmek istenir. Bununla birlikte içinde gizlilik sözleşmesi olmayan bir web sitesi çok tehlikelidir.

Web sitenizin gizlilik sözleşmesi olsa bile, e-mail iletişiminizle ilgili ana kriterleri karşılamayı başarıyor mu? Çok sayıda web sitesi müşterilerini ve potansiyel müşterilerini yakından ilgilendiren gizlilik bilgilerini görmezden gelir. Eğer e-mail ve gizlilik sorunları konusunda şirketinizin başarılı yöntemleri takip ettiğinden emin olmak istiyorsanız, tehlikeli sularda yüzmenizin hiçbir anlamı yok. Ayrıca alıcıları gizlilik politikasına yönlendirmek için, optimize edilmiş e-mail üyelik formunda bir link ya da gizlilik haklarının korunacağına dair güvence vermek de çok önemlidir. Bu tip davranışlar, alıcıların gözünde güven oluşturur ve size e-mail adreslerini veren alıcıların kendilerini rahat hissetmesini sağlar.

Şimdi gizlilik sözleşmenizi ve e-pazarlama programlarınızı oluştururken dikkat etmeniz gereken bazı ana kriterlerden bahsetmek istiyoruz.

Yasal temellerinizi belirleyin

CAN-SPAM ve Uluslararası spam kanunlarıyla iyi geçinmek, sonradan pişman olmaktan iyidir. Açık bir şekilde CAN-SPAM kanunlarına uyduklarını belirten şirketler çok daha fazla takdir toplar.

Nasıl üyelikten çıkılacağını açıklayın

Üyelikten çıkma sürecini açık bir dille anlatın. Eğer şirketiniz sürekli olarak kendi hesabına hizmet eden (fatura ve senet e-mail'leri gibi) e-mail'ler gönderiyorsa, alıcılarınıza promosyonel ve alımsatım mail'leri arasındaki farkı anlatın.  Dahası sizin e-mail programınızdan çıkmış olsalar bile, alıcılara neden bu tarz e-mail'leri  göndermeye devam edeceğinizi açıklayın.

Çok fazla hukuki terim kullanarak gizlilik sözleşmenizi sulandırmayın

Gizlilik sözleşmenizi oluşturmak için hukuk danışmanlarına başvurmanız gerekebilir. Bununla birlikte gizlilik sözleşmenizin yediden yetmişe herkesin anlayabileceği bir dile sahip olduğundan emin olun. Eğer amacınız şeffaflık sağlamaksa, bu sözleşmeyi karışık bir biçimde hazırlamanın hiçbir anlamı yoktur. Eğer sözleşmeniz ilk bakışta hiçbir anlam ifade etmiyorsa, kendi kendinize kaşınıyorsunuz demektir.

E-dolandırıcılarla mücadele

Eğer büyük bir marka değeriniz varsa ya da e-dolandırıcılık yapanların potansiyel hedefleri arasındaysanız, gizlilik sözleşmenizde bunu belirtmeli, gizliliklerinin korunduğundan emin olmak isteyen müşterilerin tekrar gözden geçirmesi için ayrı bir bölüm oluşturmalısınız. Bu bölümde e-dolandırıcılığın tanımını yapabilir, gerçek ve sahte e-mail'ler arasındaki farkı anlatabilirsiniz. Bunu yapmamak, alıcılarınızın gönderdiğiniz iletileri açmamasına ya da e-mail'lerinizin yasal olup olmadığından emin olmadıkları için mesajlarınızı yanıtlamamasına neden olur.

Çocuklar için Online gizlilik sözleşmesi

Duyarlı yöneticilerin, ABD'de çıkarılan ve 13 yaşından küçük çocukların kişisel bilgilerini toplayan web siteleri için ebeveynlerin onayını gerektiren bu yasayı da gizlilik sözleşmelerinin kapsamına almaları gerekir.

Diğer sitelere yönlendirmek için verdiğiniz linkler

E-mail'le iletişim biçimlerinin çoğunda, özellikle de e-bültenlerde diğer sitelerin link'leri bulunur. Bu nedenle eğer kullanıcılar sizin gönderdiğiniz ileti içinde başka bir sitenin link'ini tıklarlarsa, gizlilik sözleşmenizin diğer siteleri kapsamadığını belirtmelisiniz. Bu durumu açık bir şekilde vurgulamak çok önemlidir. Ayrıca diğer sitelerin içeriği üzerine sorumluluk almadığınızı da söylemeniz gerekir. Almanya gibi bazı ülkelerde sorumluluk almadığınızı belirtmediğiniz sürece, link'le yönlendirdiğiniz içerik üzerinde yükümlü olduğunuz kabul edilir.

Verilerinizi nasıl topladığınızı ve nasıl kullandığınızı anlatın

Bu bölüm özellikle e-mail listeleri ya da kampanyalar yöneten tedarikçileri ilgilendirir. Hepsi olmasa da çoğu şirket, kampanyalarını analiz etmek için raporlama ölçümlerini kullanır. Bunu gizlilik sözleşmenizde açıkça belirtmeniz gerekir. Ayrıca alıcılarınızın e-mail adreslerini sadece kendiniz için kullanacağınızı, asla üçüncü partilerle paylaşmayacağınızı belirtmek de, onların gözünde güven uyandırmak açısından önemlidir.

Sadece nötr ve güvenilir üçüncü partilere link verin

Gizlilik sözleşmeleri hem sizi hem de kullanıcılarınızı korumak içindir. İletilerinizde üçüncü partilerle ilgili bilgiler vermek, içinde bulunduğunuz sektörle bağlantınız olduğunu ve genel olarak kabul görmüş yöntemlere sadık kaldığınızı gösterir.

Gizlilik sözleşmesiyle ilgili sorunlar ve şikayetler için iletilerinizde kontak bilgisi verin

Müşterileriniz için çalıştığınızı onlara hissettirin. Alıcılarınıza size ulaşabilecekleri bir e-mail adresi ve telefon numarası verin. Bu bilgi hiçbir işe yaramasa bile, ziyaretçilerin hazırladığınız sözleşmenin onların yararına olduğunu anlamasını sağlar.

Yılda en az iki kez avukatlarınızın ve pazarlama ekibinizin sözleşmenizi gözden geçirmesini sağlayın

Sözleşmenizdeki boşlukları bulması ve farklı bir bakış açısı sunması için dışarıdan bir firmadan destek alabilirsiniz. Genelde çok sayıda şirket gizlilik sözleşmeleri üzerinde yıllar boyunca değişiklik yapmaz ve zaman aşımına uğramış ifadeler ve şartlar kullanır. Hızla gelişen bir sektörde faaliyet gösteriyorsanız, bu durum tehlikeli olabilir.

Kendinizi en kötüsüne hazırlayın

 

Gizlilik sözleşmesinin bozulmasından doğabilecek suçlamalara karşı önceden plan yapın. Umarız böyle bir durumla karşılaşmazsınız ama acil bir durumda yararlanmak amacıyla hazırda plan bulundurmak, hiç uygulamaya koymanız gerekmese bile işe yarar. Eğer bir müşteri gizlilik sözleşmesini ihlal ettiğiniz için sizi haklı ya da haksız olarak suçlarsa, bu acil bir durumdur.

Çok sayıda büyük ve iyi tanınmış firma gizlilik sözleşmelerinde temel kurallara uymadıkları, kolay bulunabilir ve anlaşılır bir sözleşmeye sahip olmadıkları için başarısızlığa uğramaktan kurtulamıyor. Hatta şirketlerin pek çoğu e-mail'i temel müşteri kanalları olarak belirlemelerine rağmen, e-pazarlamada gizlilik sorunları üzerine yeteri kadar eğilmiyor.

Bunları anlatırken amacımız patronunuzu ya da müşterilerinizi paniğe sokmak ve onların korkmasını sağlamak değil. Asıl amacımız bu unsurları daha iyi belirlemek ve e-pazarlama çalışmalarınızla uyum sağlayabilmesi için gizlilik sözleşmenizi nasıl değiştireceğinizi göstermek. Mesaj ve marka çalışmalarınıza çok fazla çaba ve kaynak harcadıysanız, online varlığınızın en zevksiz parçasına da aynı oranda ilgi göstermeniz gerekir.

Artık bu kriterlerin tümünü karşılayan bir gizlilik sözleşmeniz olduğuna göre, dijital diyalogunuzun çok daha heyecan verici bölümleri üzerinde ilerleyebilirsiniz.

Merve Şahver Erdönmez

euro.message E-Pazarlama Uzmanı

sahver.erdonmez@euromsg.com