Çoğu e-pazarlamacı, günlük kampanya sorumluluklarıyla o kadar meşguldür ki e-mail'in daha basit unsurları üzerinde kafa yormak için vakit ayırmaz. Bununla birlikte muhtemelen IT departmanınız tarafından kontrol edilen sistem odaklı otomatik onay mesajlarının da ayrıca denetlenmesi gerekir.

Bu tarz e-mail'leri, tüm gönderilerinizin ve pazarlama mesajlarınızın başarıya ulaşması ve daha iyi geri dönüş alabilmek için kullanmanın çok sayıda yolu vardır. Öncelikle otomatik mesaj kutusuna düşebilecek e-mail çeşitlerini görelim:

• E-mail üyelik konfirmasyonları/ karşılama e-mail'leri
• Çekiliş konfirmasyonları/promosyon mail'leri
• Sipariş konfirmasyonları/ shipping uyarıları
• Otomatikleştirilmiş müşteri servisi cevapları
• Kullanıcı tarafından talep edilen ve içinde oturum açma adının ve şifresinin olduğu e-mail'ler
• Otomatik müşteri anketleri
• Bir arkadaşına ilet (F2F) aracıyla gönderilmiş e-mail'ler

Bu tarz e-mail'lerin pazarlamaya girmediğini, sıkıcı mesajlar olduğunu ve e-mail kampanyalarıyla bir alakalarının olmadığını düşünebilirsiniz. Oysa bunlar, çok daha yüksek açılma oranlarına sahiptir ve alıcıların daha çok ilgisini çekerler. Eğer doğru bir stratejik yaklaşım benimserseniz, siz de düşündüğünüzden çok daha etkili olduklarını görürsünüz. İşte bu e-mail'lerde başarılı olmanız için dikkat etmeniz gereken yöntem ve taktikler:

• Otomatik HTML e-mail'lerini test ederek gönderin. Otomatik HTML e-mail'leri geniş kapsamlı markalaşma çalışmaları sağlayacağından, sadece salt metin içeren otomatik mesajlar göndermeyin. Otomatik bir mesajın HTML versiyonunun nasıl görüneceği ve nasıl çalışacağı konusunda şüpheleriniz varsa, onu test edin.
• Mesajlarınızın iletilmesi önemlidir. Bazı durumlarda otomatik karşılama mesajları (eğer gönderiyorsanız), abonelerin sizden alacakları ilk e-mail olabilir. Bu e-mail'in gönderdiğiniz sonuncu mesaj olmasını istemiyorsanız, içinde gerekli güvenli gönderici bilgilerinin olduğundan emin olun.
• E-mail'inizin basit başlık ve alt başlık bilgilerine sahip olduğundan emin olun.
• Eğer elinizde yeteri kadar veri varsa, kişiselleştirme yöntemini kullanın. Mümkünse, otomatik mesajlarda en azından alıcıların isimlerinin bulunmasına özen gösterin. Özellikle satış onayı alınması gereken e-mail'lerin, alıcıya ulaşması için kişiselleştirilmesi önemlidir.
• Çapraz-tanıtım çalışmalarınızı kullanın. Firmaların çapraz tanıtım tekliflerinin, otomatik e-mail'lerin gövdesinde yer alması gerekir. Bunların test edilmesi ve metin içinde döndürülmesi şarttır. Ayrıca etkilerinin tam olarak hissedilmemesi için, e-mail'inizin geri kalanıyla tutarlı bir dile sahip olduklarından emin olun. Satış ve pazarlama odaklı e-mail'lerin (özellikle de Amerika'da) farklı kuralları vardır. Bu nedenle eğer çapraz satış yapıyorsanız, iletinizin ana satış amacını kaybetmediğinden emin olun.
• 'Konu' ve 'Kimden' satırlarınızı kontrol edin. Seri numaralardan oluşan ya da boş 'konu' satırları göndermeyin. 'Kimden' satırları, herhangi bir iletinin okunmasında önemli rol oynar. 'Konu' satırındaki e-mail adresiniz, diğer e-mail kampanyalarında kullandığınızdan farklı olsa da, markanızın isminin otomatik olarak 'Konu' satırında bulunduğundan emin olun.
• Mesajın içinde Müşteri Danışma Hattı bilgilerinin de yer aldığından emin olun. Otomatik e-mail'lerin içine mutlaka, alıcıları müşteri ilişkileri sayfasına yönlendiren bir link koyun. Abonelerinizin işini kolaylaştırmak için e-mail'lerinize Müşteri İlişkileri servisinizin telefon numarasını ve adresini de koyabilirsiniz.
• "Lütfen cevap vermeyin" tarzında bir dil kullanmaktan kaçının. "Bu e-mail adresi yanıtlarınızı kabul etmeyecektir" demek, potansiyel müşterilerinizi ve var olan müşterilerinizi yabancılaştırabilir. Alıcılarınızın otomatik mesajlara cevap verebilmesi için yönlendirilmiş bir e-mail adresinizin olması şarttır.
• Otomatik mesajlara verilen cevapların okunduğunu ve uygun departmanlara aktarıldığını iki kere kontrol edin. Bazı aboneler 'Yanıtla' tuşunu üyelikten çıkmak ya da ürün satın almak için kullanırlar. Gelen cevapların doğru değerlendirilebilmesi için müşteri servislerinin onları doğru gruplara yönlendirdiğinden emin olun.
• Ayrı IP adresleri kullanın. Sistem tarafından gönderilen e-mail'leri başka IP adresleri üzerinden göndererek, onları daha yüksek hacimli e-pazarlama kampanyaları için kullanılan IP adreslerinden ayırmak, genelde başarılı bir yöntemdir. İkisini birbirinden ayırmak, gönderime bağlı sorunları ortadan kaldırır ve sistem üzerinden gönderilen e-mail'lerin diğerlerinden etkilenmesini önler.
• İçeriğe yönelik e-mail üyeliklerini mümkün kılmak için, mesajınızın içerisine alıcılarınızın e-mail üyelik/tercih merkezine yönlenebilecekleri bir link ekleyin. Müşterilerinizin diğer e-mail üyelik taleplerinizden haberi olmayabilir.
• Tüm sistem odaklı e-mail'leri sitenize yönlendirin. Eğer e-mail abonelerinizin sitenizi ziyaret etmesini istiyorsanız, bu gereklidir.
• Sistem tarafından gönderilen e-mail'lerin içine arama kutuları koyun. Bu, sitenizdeki trafiğin artmasına sebep olur.
• Otomatik mesajınızın konusuyla alakalı linkleri, mutlaka iletinin içine yerleştirin. Örneğin alıcılarınıza, satın aldıkları ürünleri onlara gönderdiğinizi belirten bir içerik yerine, müşterilerinizin shipping sürecini takip edebilecekleri bir linki de iletinizin içine koyun.
• Görseller üzerindeki mesajınızın öne çıkmasını önleyin. Açığa çıkmasını istediğiniz bilgilerin ya da üyelikten çıkma linkinizin, tüm görsellerin üzerinde olmasından kaçının. İmajların mesajınızı istila etmesi, e-mail'inizin değersiz ve kurallara aykırı görünmesini sağlar.
• Emniyeti elden bırakmayın. Sistem tarafından gönderilen tüm e-mail'lerinizin 'üyelikten çıkma' ve 'fiziksel adres bilgilerini' içerdiğinden emin olun. E-mail'e bu gereklilikleri eklemek, temel kriterlerinizin karşılanmasını sağlar.
• Yaratıcı olun.

Sistem tarafından gönderilen e-mail'ler, pazarlamacıların 'yapılacak işler' listesinin en alt sıralarında yer alsa da, kullanıcı bağımlılığında ve geri dönüş oranlarında etkili olur. Bu nedenle otomatik mesajlarınızın, elde etmek için çok çaba harcadığınız diğer e-pazarlama çabalarınızın etkisini azaltmasına izin vermeyin.

Merve Şahver Erdönmez

euro.message E-Pazarlama Uzmanı

sahver.erdonmez@euromsg.com